Cómo organizarte con la metodolgía Scrum

¿Qué es la metodología Scrum? Podríamos decir que la metodología Scrum más que una técnica es un marco de trabajo para el desarrollo y mantenimiento de productos complejos en el cual se desarrollan actividades de grupo que garantizan el cumplimiento del objetivo final.

Es una de las metodologías ágiles de mayor aplicación en el mundo cuando hablamos de trabajo en equipo. El origen de la palabra Scrum está en el Rugby, se trata de una formación en la que el equipo avanza con el balón en medio de una formación en equipo, de modo que es imposible avanzar como conjunto si cada uno de los integrantes no se mantienen unidos, al igual que ocurre con esta metodología, donde el objetivo final común es la obtención del beneficio de negocio.

FUNCIONAMIENTO DE LA METODOLOGÍA SCRUM.

La metodología Scrum está basada en la colaboración estrecha y constante con el cliente, se forma un enlace entre el cliente y los proveedores para así mantener la calidad del producto final a lo largo de las diferentes fases de desarrollo. Estas fases o etapas del proceso productivo se llaman sprint y cada una cuenta con objetivos específicos marcados previamente. De este modo paso a paso se crea el objetivo final de forma satisfactoria. Cada sprint se debe considerar como un mini proyecto de duración no superior a 1 mes, que enlaza con otros mini proyectos hasta alcanzar el objetivo final.

En cada sprint o fase de desarrollo el cliente podrá intervenir haciendo observaciones o peticiones que serán tenidas en cuenta por el equipo, tratándolas como prioritarias e integrándolas de forma inmediata en los sprints sucesivos para llevar a cabo un trabajo más eficiente. La comunicación constante con el cliente es una de las máximas. Por tanto la metodología Scrum es un sistema que está sometido al cambio inmediato, es un desarrollo dinámico que permite integrar cambios e ideas a medida que avanza el proyecto durante sus distintas fases o etapas.

La metodología Scrum tratará siempre de buscar la simplicidad en la gestión de los proyectos, obviando aquellas tareas que se consideren innecesarias y planteando objetivos concretos, para así alcanzarlos en el menor tiempo posible y con el menor nivel de recursos. Es decir, se busca ser eficiente y eficaz.

VENTAJAS PARA EL NEGOCIO DE TRABAJAR CON METODOLOGÍA SCRUM

La comunicación inmediata y estrecha con el cliente permite reducir el tiempo para lograr el objetivo, abaratando costes y aumentando por tanto la rentabilidad.
Se pueden comprobar los beneficios del producto en cada una de las fases o sprints, por lo que es más sencillo hacer una previsión económica del proyecto a medio o largo plazo.
Tiene reglas fáciles de aplicar, la alta flexibilidad ante los cambios en cada una de las fases permite una mayor adaptabilidad a las necesidades del cliente, redundando en mayor satisfacción por parte del mismo y aumentando las probabilidades de contrataciones futuras.
La separación en fases permite un mayor control de errores o imprevistos, ya que existe una verificación constante de cada etapa de desarrollo. Esto garantiza no solo la calidad del producto, sino que además reduce costes.
Crea equipos de trabajo multidisciplinares. Todo el equipo de trabajo debe ser capaz de desarrollar diferentes tareas, esto conseguirá capacitar y mejorar las habilidades individuales de los empleados, haciéndoles más versátiles y polivalentes dentro de la empresa.
Promueve una cultura de trabajo que aumenta el valor añadido de cada empleado, ya que la verificación constante de los objetivos por etapas requiere de un alto nivel de concentración y compromiso por parte de los integrantes del equipo de trabajo.
Permite dimensionar mejor los proyectos, evitando así el uso de recursos innecesarios, recortando los costes. Evitaremos destinar cantidades descomunales de recursos a un proyecto, ya que durante la evolución de cada etapa o fase podremos evaluar la eficiencia de la misma y redistribuir así los recursos de la mejor manera posible para alcanzar el objetivo final al menor coste posible.

FASES DE LA METODOLOGÍA SCRUM

La aplicación de la metodología Scrum consta de 5 fases bien diferenciadas para cada sprint, de forma que el cumplimiento de cada una de ellas lleva a la consecución del proyecto completo. Es fundamental cumplir con los objetivos de cada fase para poder alcanzar el objetivo, tanto del sprint en curso como del proyecto completo. Estas 5 fases son las siguientes:

1. INICIO: en la primera fase se trata de analizar las necesidades y objetivos del sprint. Durante esta fase se intenta responder a 3 preguntas: ¿qué quiero?, ¿cómo lo quiero?, y ¿cuándo lo quiero?. Además en esta fase se formarán los equipos de trabajo, que se compondrán de entre 3 y 5 miembros y se darán estos 6 primeros pasos:

Crear la visión del proyecto: establecer unos objetivos concretos.
Identificar a los Scrum Master y definir los stakeholders, es decir, personas u organizaciones relacionadas a las actividades de la empresa, también conocido como “partes interesadas”.
Formar equipos de entre 3 y 5 miembros.
Desarrollar épicas, es decir, definir cada acción para satisfacer al cliente.
Crear backlogs o listas de requerimientos priorizando el producto.
Planificar el lanzamiento.

2. PLANIFICACIÓN Y ESTIMACIÓN: en esta segunda fase será importante hacer estimaciones e identificar las tareas para crear sprint backlogs, itinerarios de tareas prioritarias de cada sprint.

3. IMPLEMENTACIÓN: es decir, la sala de reuniones donde se discute el sprint y se explora cómo optimizar el trabajo de cada grupo Scrum para dar forma al proyecto. En la implementación se cumplen los siguientes procesos:

Crear entregables.
Realizar daily stand-up, es decir, una reunión dinámica donde los asistentes participan de pie.
Volver a financiar el backlog priorizado del producto en el inicio.

En esta fase no deberían hacerse cambios innecesarios de última hora (se supone que para evitarlo existe una fase de planificación).

4. REVISIÓN Y RETROSPECTIVA: una vez que ya está todo maquetado e implementado, es necesario revisar el proceso. Se trata de una autocrítica o evaluación interna del grupo sobre el propio trabajo. Es importante sumar opiniones constructivas y aportar soluciones viables. Entre los pasos más importantes tenemos:

Demostrar y validar el sprint.
Retrospectiva del sprint: analizando de inicio a fin todos los pasos dados en el mismo.

5. LANZAMIENTO: la última fase de este método. Con esto nos referimos al desenlace del proyecto y entrega del producto, y está compuesto por dos tareas:

Enviar entregables.
Enviar retrospectiva del proyecto: detallando cada paso dado hasta alcanzar el objetivo.

CÓMO APLICAR LA METODOLOGÍA SCRUM

Se pueden seguir una serie de pasos muy concretos para aplicar esta metodología a una empresa. Es fundamental tener en cuenta que cada sprint dura un máximo de 4 semanas y que el siguiente sprint comienza justo al acabar el anterior. Los pasos que debemos seguir son los siguientes:

Definir qué se quiere conseguir: estableciendo el objetivo final.
Organizar equipos: deben ser reducidos y multitarea.
Identificar prioridades: en función de las necesidades del cliente.
Planificar el primer sprint: con una duración máxima de 4 semanas.
Desarrollar y ejecutar.
Revisar los primeros resultados.
Hacer una retrospectiva del proyecto: para detectar posibles errores.
Empezar inmediatamente el siguiente ciclo de sprint.

Con la aplicación de la metodología Scrum a los proyectos se logran dos objetivos que redundarán en el beneficio de la empresa y la satisfacción del cliente: reducir costes al ser más eficientes en la asignación de recursos y tareas a los diferentes equipos de trabajo y ser fieles a las necesidades del cliente, con adaptaciones en cada fase de desarrollo para lograr un producto final en línea con sus exigencias, y favoreciendo por tanto futuras contrataciones.

La aplicación de esta metodología ayudará a la empresa a ser mucho más flexible a la hora de afrontar proyectos para distintos tipos de clientes, favoreciendo acaparar mayores sectores de mercado e incrementando los potenciales beneficios en el largo plazo. Es una metodología nacida en el seno de proyectos informáticos, pero que a lo largo de las últimas décadas ha demostrado ser un sistema muy útil para el desarrollo de cualquier tipo de trabajo.